项目管理中沟通计划的重要性

角色本身的天性,项目经理是习惯性地决心确保项目成功履行交付内容和目标。然而,即使是最有序的项目将是挑战没有必要的组件:一个沟通计划。

从一个项目经理的角度,一个强大的计划是至关重要的一个组织的各个层次上与利益相关者保持沟通。

项目沟通计划是什么?

虽然沟通可能似乎是一个相当光所有其他项目组件的组合,它是最具有挑战性之一。

涉及的挑战来自不同的人——从赞助商到客户团队成员。当务之急是清楚、简洁和完整的沟通提供基于每个项目的兴趣。

每个涉众和团队成员的频率接收沟通和首选方法为分布式也是主要因素,需要建立。此外,沟通可能会有根据不同的项目阶段以及跨世界在这个“新常态”的工作环境。

所有这些简短的原因提供了一个快照到发展的重要性清晰和有效的沟通计划,吸引利益相关者在项目初期和提供了一个框架继续沟通和接触你的项目生命周期确保成功完成。当然是没有优势提供通信,不需要通过非首选的方法或在一个不恰当的时间。

有必要回顾与赞助商沟通计划,项目团队和涉众在整个项目。沟通计划给项目经理和项目团队授权与各利益相关者沟通整个组织,而无需征求许可。认为这是一个预先批准所需的通信项目的整个生命周期,或像一个库存表,必须维护和利用不断。

项目沟通计划的五个组件是什么?

当管理沟通计划,它可以帮助该计划分解成以下五个部分来缓解保持组织的能力:

1. 发送方:发送方的人负责发起通信。通常,这是项目经理,但它可能是任何团队负责沟通。
2. 收件人:收件人是接收沟通的人。它可以识别团队或不够详细具体列出名称,以避免丢失的人沟通。
3. 描述:描述用于描述通信。请在本专栏详细收件人了解发送。
4. 方法:方法只是用来交流。这可能是电子邮件、会议、电话、虚拟会议,共享文档或其他提供的通信。
5. 频率:的心跳频率集通信。它允许项目经理及时沟通并设置时间表通信。

项目管理沟通计划的例子

项目管理的沟通计划可能看起来像这样:

发送方	收件人	描述	方法	频率
项目经理	核心项目团队	每周状态报告	电子邮件	星期五早上9点
项目经理	核心项目团队	每周项目团队会议	会议	星期三上午11点
项目经理	核心项目团队	会议纪要	SharePoint	根据需要
营销主管	客户	产品发布通知	电子邮件	2/17/2023

此外,一个沟通计划的重要性可与各种项目相关的阶段,应该在整个项目生命周期的创建和维护。开始项目开始时,应该遵循和维护整个项目结束阶段。

清晰的沟通计划往往是升值的项目涉众。当利益相关者理解沟通的时间表和计划,它定下了基调,他们将保持更新整个项目。

一个例子发生在一个项目工作时我被分配到年前的首席技术官(CTO)大范围的项目。让我们参考首席技术官山姆。山姆和我在一次会议上,我们要求山姆与各利益相关者沟通关于即将上线替换关键网络设备。

作为一个团队,我们坐在会议桌上,列出了每个他主持召开会议,向各部门。萨姆对我说,“这个沟通计划正是我们需要关注()花时间和正确的人对项目的成功。”

一个成功的沟通计划可以防止大多数项目沟通的挑战在他们甚至出现之前,应该包括任何项目为基础。概述了如何完成任务在项目中——以及如何和人的进步正在执行的工作——将整个团队最高效的沟通。

你如何写一个项目管理沟通计划吗?

当然不是一个放之四海而皆准的法则;然而,一个成功的框架可以概括为以下几点:

项目计划阶段

启动项目的沟通计划应该包括:

• 彻底的轮廓特定任务,期望参与项目的到期日期和资源。
• 项目团队成员,将项目发送和接收信息。
• 类型(s),期望频率信息将分布式和首选方法。
• 可能包含相关信息的团队期望、角色职责或指南状态会议和团队会议。
• 通信将存储的主要来源并能方便地获取整个项目。

项目执行和控制阶段

编译和综合项目状态信息。注意:

• 根据项目状态,沟通以及接受者的形式可能不同基于信息传递的影响。
• 收到新信息在一个项目中,涉众需求可能会改变和/或额外的利益相关者可能被添加到之前创建一个沟通计划。这个计划必须更新,以反映不断变化的需求。

项目结束阶段

沟通的项目结果和结果应该包括:

• 清晰的决心成功基于最初建立的测量指标。
• 的经验教训应用到未来的项目组织。

沟通计划的活力提供透明度和设置整个项目和预期可以作为指导方针为每个项目团队成员参考。良好的沟通计划的重要元素之一,它可以加强团队成员的所有权参与通信的进步,他们的贡献对整个项目的成功。

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Lori Lavallee是项目和投资组合管理的高级主管南新罕布什尔大学。伟德app苹果版二维码她是PMP认证,一直在各种行业项目管理角色在她的职业生涯,赢得了她MBA从SNHU在2005年。

迈克尔DeCosta主任南新罕布什尔大学的企业基础设施和数字服务项目和伟德app苹果版二维码规划办公室。他是PMP认证,自2015年以来一直从事高级项目管理角色。